El 2026, moltes empreses de Madrid es plantegen si SharePoint ha de continuar sent el centre de la seva intranet corporativa. Durant anys ha estat una eina útil per emmagatzemar documents i crear portals interns, però el context actual exigeix més: capacitats d'intel·ligència artificial, automatització de processos, visió de negoci en temps real i una experiència d'usuari que les persones facin servir sense fricció. El cas real que es descriu en aquest article mostra com una empresa mitjana de Madrid va substituir SharePoint per una intranet a mida desenvolupada per Q2BSTUDIO, mantenint la integració amb Microsoft Teams i amb els seus sistemes de gestió habituals.
L'empresa partia d'una situació molt comuna en el teixit empresarial madrileny. El seu equip d'operacions i administració utilitzava SharePoint com a repositori documental, però els processos crítics depenien de fulls de càlcul, correus electrònics i aprovacions manuals. La informació estava fragmentada, els indicadors de negoci es consolidaven manualment cada mes i no hi havia una visió clara sobre l'estat real de cada sol·licitud. El resultat era un equip dedicat a tasques repetitives, errors de transcripció, retards en les respostes i una sensació constant de descoordinació entre departaments.
Q2BSTUDIO va afrontar el repte amb una metodologia diferent. En lloc d'instal·lar un programari d'intranet genèric, va proposar construir una plataforma modular sobre la base d'un desenvolupament d'aplicacions a mida. Això va permetre adaptar cada pantalla, cada flux de treball i cada integració a les necessitats reals del client, sense assumir les limitacions d'una eina estàndard. La intranet havia de ser un lloc únic per consultar documentació, demanar vacances, aprovar factures, coordinar projectes i obtenir respostes automàtiques gràcies a la IA.
La primera fase del projecte va ser un descobriment profund. Durant dues setmanes, l'equip de Q2BSTUDIO va treballar amb responsables d'operacions, administració i TI per mapar els fluxos existents, identificar els colls d'ampolla i definir indicadors clau de rendiment abans d'escriure una sola línia de codi. Aquest pas és fonamental perquè permet mesurar l'impacte real de la solució. En aquest cas concret es va detectar que el 40% del temps de l'equip administratiu es dedicava a tasques manuals que es podien automatitzar, i que moltes aprovacions s'acumulaven durant dies sense que ningú tingués visibilitat sobre elles.
Amb aquesta informació, Q2BSTUDIO va dissenyar un producte mínim viable en cinc setmanes. La intranet incloïa un portal de documents intel·ligent amb cerca semàntica, un assistent virtual basat en IA generativa amb recuperació augmentada (RAG) i un motor d'automatització de processos. En lloc de crear formularis complexos, es van utilitzar fluxos visuals que connectaven la intranet amb el CRM, l'ERP i Microsoft Teams. Les sol·licituds entraven per la intranet, es validaven automàticament, s'enviaven als responsables corresponents i quedaven registrades en un panell de control accessible per a la direcció.
Un dels aspectes que més preocupava el client era la seguretat. En substituir SharePoint, calia garantir el compliment del RGPD, mantenir un registre d'accessos i protegir la comunicació entre la intranet i els sistemes interns. Q2BSTUDIO va implementar un model de seguretat per capes: autenticació amb els perfils d'Active Directory, control d'accés basat en rols, auditoria completa d'accions i connexions segures mitjançant túnels VPN i endpoints privats al núvol. A més, es van incloure punts d'aprovació humana en aquells processos on una decisió automàtica podia implicar un risc alt. Per reforçar aquesta part, el projecte es va basar en les pràctiques de ciberseguretat que l'equip de Q2BSTUDIO aplica en tots els seus desenvolupaments.
L'arquitectura tecnològica es va desplegar al núvol, combinant AWS i Azure per aconseguir un equilibri entre cost, flexibilitat i disponibilitat. Els serveis d'IA es van executar a Azure AI Foundry, amb models desplegats en un entorn privat per evitar que les dades del client sortissin del perímetre corporatiu. Els fluxos d'automatització es van gestionar amb n8n, cosa que va permetre integrar la intranet amb l'ERP, el CRM i altres aplicacions mitjançant API sense haver de desenvolupar connectors propis per a cada sistema. Les dades es van consolidar en un magatzem centralitzat i es van visualitzar mitjançant panells de Power BI, de manera que el comitè de direcció pogués seguir en temps real l'estat de cada procés.
El resultat no es va fer esperar. Als tres mesos de la posada en producció, l'empresa havia reduït les tasques manuals de l'equip administratiu en un 38%. El temps mitjà d'aprovació va passar de 3,2 dies a 1,1 dies, cosa que va accelerar notablement els cicles de compra i contractació. El cost operatiu de l'àrea va caure un 24% en els primers sis mesos, i la precisió dels processos va arribar al 96%, enfront del 78% registrat abans del canvi. A més, la direcció va deixar de dependre d'informes manuals i va començar a consultar indicadors actualitzats al minut al seu propi portal.
L'adopció per part dels empleats va ser un altre factor decisiu. La intranet es va presentar com una ajuda real, no com una obligació corporativa. L'assistent virtual responia dubtes freqüents sobre polítiques internes, generava resums de documents i estalviava temps en la cerca d'informació. També es van configurar agents d'IA capaços de classificar factures, extreure dades rellevants i proposar accions als responsables de cada àrea. Aquests agents no actuaven de manera totalment autònoma: sempre existia un mecanisme de supervisió humana en els passos de més impacte, una pràctica que redueix errors i augmenta la confiança de l'equip.
Durant el projecte, Q2BSTUDIO va documentar diverses lliçons que poden servir a altres empreses de Madrid amb plans similars. La primera és que els indicadors s'han de definir abans del desenvolupament; sense una línia base clara, és impossible demostrar el retorn de la inversió. La segona és que la integració amb els sistemes existents importa més que l'elecció de l'últim model d'IA disponible. Una intranet que no parla amb el CRM ni amb l'ERP acaba convertint-se en un altre silo d'informació. La tercera és que el factor humà continua sent essencial. Els punts de control intermedis no només eviten riscos, sinó que ajuden els empleats a entendre la tecnologia i a col·laborar en la seva millora contínua.
Un altre aprenentatge rellevant va ser el valor d'un desplegament per fases. En lloc de llançar la intranet completa el primer dia, Q2BSTUDIO va activar primer els mòduls de documentació i cerca, després l'automatització d'aprovacions i finalment els assistents d'IA. Això va permetre corregir incidències amb un impacte limitat, formar els usuaris progressivament i ajustar els fluxos de treball a la realitat del dia a dia abans de generalitzar-ne l'ús. El projecte complet, des del descobriment fins al tancament, es va completar en dotze setmanes, però el ritme va ser molt més sostenible que una migració massiva.
Per a una empresa de Madrid que estigui avaluant una intranet que substitueixi SharePoint, la decisió no s'hauria de basar únicament en el nom del proveïdor. És preferible analitzar com s'integrarà amb l'ERP i el CRM, quin nivell de personalització ofereix, com tractarà les dades des del punt de vista de la ciberseguretat i quines capacitats d'IA aporta per reduir treball administratiu. En el cas descrit, la combinació de desenvolupament a mida, automatització i núvol va permetre obtenir resultats mesurables en menys d'un trimestre, una cosa que difícilment s'aconsegueix amb una plataforma genèrica.
Q2BSTUDIO va acompanyar el client durant els primers mesos posteriors al llançament, revisant els indicadors i optimitzant els fluxos segons l'ús real. Aquest acompanyament és clau perquè moltes eines s'implementen correctament i després s'abandonen per falta de suport. En aquesta ocasió, els propis responsables d'operacions van acabar gestionant els assistents d'IA i els processos automatitzats a través d'un portal d'administració, sense dependre constantment de l'equip d'enginyeria. Això demostra que la tecnologia és útil quan està al servei de les persones, i no al revés.
Les empreses que encara utilitzen SharePoint com a base de la seva intranet no necessiten afanyar-se a substituir-lo. Tanmateix, si el cost de manteniment és alt, si els empleats amb prou feines el fan servir o si no ofereix les capacitats d'IA que el negoci necessita, una solució a mida pot ser l'alternativa més rendible. El cas real de Madrid presentat aquí és només un exemple, però reflecteix una tendència cada cop més clara: la intranet ja no és un simple repositori, sinó una plataforma operativa que connecta informació, equips i automatització en un mateix entorn.
Si la teva organització està explorant aquest tipus de projecte, convé començar per una sessió de descobriment en què s'analitzin els processos actuals, les fonts de dades i els objectius de negoci. Q2BSTUDIO ofereix aquesta primera sessió sense cost i ajuda a definir si té sentit construir una intranet pròpia, combinar SharePoint amb serveis d'IA o migrar completament a una nova plataforma. La tecnologia és només un mitjà; l'objectiu és aconseguir que l'operació del dia a dia sigui més ràpida, més fiable i més rendible.
