Escollir un proveïdor per substituir SharePoint i implementar una intranet moderna és una decisió que va molt més enllà de triar una eina. La nova plataforma ha d'encaixar amb la cultura de l'empresa, els processos interns i els requisits de seguretat. Per això, directius i equips de TI necessiten un mètode d'avaluació pràctic que prioritzi l'impacte real sobre les promeses comercials.
El primer pas és construir una imatge clara de la situació actual. Abans de parlar amb proveïdors, convoqueu els responsables de Recursos Humans, Operacions, Finances i Tecnologia per identificar els punts febles de la intranet existent: dificultat per trobar documents, processos manuals, desconnect entre departaments, falta d'indicadors o una experiència d'usuari deficient. Definiu també l'objectiu del projecte: reduir el temps d'incorporació d'empleats, accelerar aprovacions, eliminar tasques repetitives o centralitzar el coneixement crític.
Quan tingueu aquesta imatge inicial, establiu indicadors base. Per exemple, temps mitjà per localitzar un document, nombre de sol·licituds internes gestionades al mes, hores dedicades a tasques administratives o índex de satisfacció dels empleats. Aquestes dades permetran comparar propostes i, després, mesurar els resultats de la nova intranet.
Amb aquests elements, l'avaluació s'ha de centrar en cinc àrees. La primera és la capacitat de crear solucions a mida. Un proveïdor que només configura plantilles pot quedar-se curt davant processos específics del vostre sector. Necessiteu una empresa capaç de desenvolupar aplicacions a mida que cobreixin des de la gestió documental avançada fins a fluxos d'aprovació complexos.
La segona àrea és la intel·ligència artificial. Una intranet moderna utilitza IA per respondre preguntes, resumir contingut, recomanar experts o automatitzar tasques. Pregunteu al proveïdor com implementa la IA amb garanties: model privat, connexió segura amb les dades internes, xifratge i control d'accessos. Desconfieu de solucions que enviïn informació corporativa a serveis públics o que no puguin auditar les decisions del sistema.
La tercera àrea és la integració. La vostra intranet no existirà en un buit; ha de dialogar amb Microsoft Teams, Active Directory, ERP, CRM i altres eines. Un bon proveïdor ha de presentar casos d'integració mitjançant API, middleware o esdeveniments, i explicar com mantindrà la sincronització i la qualitat de les dades. També ha de poder treballar amb els sistemes que l'empresa ja fa servir sense obligar a migracions innecessàries.
La quarta àrea és la infraestructura i la ciberseguretat. Demaneu un esquema de desplegament que inclogui cloud AWS/Azure, xarxes privades, VPN o Private Link, còpies de seguretat, autenticació multifactor i registre d'activitat. La seguretat ha d'estar integrada des del disseny: control d'accés basat en rols, revisió de vulnerabilitats, xifratge de dades en trànsit i en repòs, i compliment del RGPD.
La cinquena àrea és l'analítica i l'observabilitat. Una intranet moderna ha d'oferir visibilitat en temps real: nombre d'usuaris actius, temps de cicle dels processos, taxes de finalització de tasques i costos associats. Si el proveïdor també és expert en Business Intelligence (per exemple, Power BI), podrà construir quadres de comandament que converteixin les dades operatives en decisions executives. En aquest sentit, la intranet deixa de ser un repositori i es converteix en un centre d'informació estratègica.
Un cop analitzades aquestes cinc àrees, avalueu la metodologia de treball. El desenvolupament ha de ser incremental, amb lliuraments parcials i visibilitat del producte des de les primeres setmanes. Una bona pràctica és començar amb un producte mínim viable, validar-lo amb un grup pilot i estendre'l de manera progressiva. Demaneu al proveïdor que expliqui com gestiona els canvis, com prova les funcionalitats i quina política de suport ofereix després del llançament.
El cost total s'ha de calcular més enllà de la factura inicial. Considereu el temps de migració, la configuració, la integració, la formació, el manteniment evolutiu i l'ampliació a altres departaments. Un proveïdor seriós hauria de presentar un pla d'inversió amb una estimació del retorn, basat en els indicadors definits durant la fase de descobriment.
En aquest procés, és important comptar amb un soci tecnològic que entengui de programari i de negoci. Q2BSTUDIO és una empresa de desenvolupament de programari amb experiència en la creació d'intranets empresarials, implantació d'IA, ciberseguretat, infraestructura cloud AWS/Azure, automatització de processos i Business Intelligence. El seu enfocament combina la construcció d'aplicacions a mida amb l'ús de plataformes obertes, evitant dependències innecessàries i lliurant el codi font al client. A més, incorpora agents d'IA amb supervisió humana perquè l'organització pugui delegar tasques repetitives sense perdre el control.
Un criteri clau per triar proveïdor és la transparència. Demaneu referències de projectes similars, proves de concepte i accés a entorns de demostració que no siguin simplement vídeos. Un bon equip ha de ser capaç d'explicar amb detall les decisions tècniques, els riscos i les limitacions de cada proposta. Si durant la venda no hi ha claredat, durant el projecte hi haurà sorpreses.
També heu d'involucrar els usuaris finals en la selecció. Feu tallers de cocreació amb empleats de diferents perfils, observeu com treballen i escolteu les seves frustracions. Les solucions adoptades de dalt a baix solen fracassar. La intranet ha de reduir la fricció de les persones, no només complir els requisits tècnics.
Un altre error freqüent és triar una plataforma per la seva popularitat, sense comprovar si el partner té capacitat per personalitzar-la i mantenir-la. Les mancances del sistema apareixen en els fluxos de treball reals: permisos complexos, sincronització de dades, informes que no quadren o cerques que no troben res. Per això la capacitació i l'acompanyament post-implementació són tan importants com el desenvolupament inicial.
En el moment de preparar la proposta, demaneu al proveïdor que expliqui com mesurarà l'èxit. Els indicadors han d'estar vinculats als objectius inicials: temps reduït en una tasca específica, percentatge d'empleats actius a la plataforma, reducció d'errors, millora en la satisfacció. Si el proveïdor no vincula els seus honoraris a resultats mesurables, no és el soci adequat.
Q2BSTUDIO, per exemple, estructura els seus projectes en fases: descobriment, disseny, desenvolupament, integració i optimització. A la fase de descobriment es documenten els processos actuals i es fixen els KPI. Després es construeix un MVP en poques setmanes per validar la solució amb usuaris reals. Les fases posteriors incorporen intel·ligència artificial, automatització, quadres de comandament i mesures de seguretat en funció dels resultats observats. Aquest enfocament redueix el risc i genera aprenentatge continu.
En definitiva, avaluar proveïdors per substituir SharePoint és un exercici d'estratègia, no un catàleg de productes. Implica entendre els processos actuals, definir la destinació desitjada, comprovar la solidesa tècnica de l'equip i assegurar que l'adopció serà sostenible. Amb una metodologia clara, és possible transformar la intranet en una plataforma de productivitat, innovació i coneixement al servei de tota l'organització.
