Substituir SharePoint per una intranet corporativa genera en moltes empreses un debat centrat únicament en l'eina. Tanmateix, l'experiència en projectes digitals demostra que l'aspecte que més influeix en el resultat és l'equip humà. Una intranet pot tenir la millor arquitectura i, tot i així, fracassar si no s'han definit correctament les responsabilitats i les persones que hi han de participar.
La primera decisió no hauria de ser quina plataforma tècnica triar, sinó qui serà el propietari del projecte. En projectes d'aquest tipus, el product owner és la persona que representa el negoci i que respon a una pregunta clau: quins problemes concrets volem resoldre amb la nova intranet? Sense aquest rol definit, les prioritats canvien constantment i les decisions es prenen per urgència, no per estratègia.
El product owner ha de tenir una visió global de l'organització. No cal que sigui un informàtic, sinó algú que conegui els processos de recursos humans, operacions, finances i comercial. La seva funció és ordenar les necessitats, jerarquitzar-les i definir un primer abast realista. Per això necessita el suport d'un comitè transversal amb representació de les àrees més afectades per la migració.
És important incloure-hi empleats reals que facin servir en el dia a dia els fluxos de treball que avui depenen de SharePoint. No es tracta de crear un grup gran, sinó de triar persones amb capacitat d'observació i comunicació. Aquests usuaris avançats es converteixen en l'altaveu de la resta de l'equip, detecten ineficiències que sovint passen desapercebudes i ajuden a prioritzar funcionalitats que aporten valor.
L'equip tècnic intern també té un lloc imprescindible. La seva feina no és només instal·lar la solució, sinó validar criteris d'arquitectura, integració i manteniment. Ha de revisar com es connectarà la intranet amb les eines corporatives existents, des del directori actiu fins a les aplicacions de gestió. La seva participació primerenca evita que després apareguin problemes de rendiment, compatibilitat o seguretat.
Un altre perfil que sol aparèixer més tard del necessari és el responsable de compliment o risc. Una intranet concentra informació confidencial d'empleats, clients i processos interns. Si l'àrea legal o de compliance no hi participa des del principi, el projecte pot aturar-se en fases avançades per no haver considerat la normativa de protecció de dades. Això genera retreballs i desconfiança.
La consultoria d'experiència d'usuari és una part fonamental. Dissenyar una intranet no consisteix a posar un menú i un cercador sobre els documents. Cal definir com s'organitza la informació, com es presenten els avisos, com es faciliten les tasques freqüents i com es garanteix una experiència accessible. Un dissenyador de producte aporta criteris que marquen la diferència en l'adopció.
Segons el grau d'ambició del projecte, convé incorporar perfils de dades. La integració d'un quadre de comandament amb Power BI permet visualitzar l'impacte de la intranet en indicadors de negoci. No n'hi ha prou amb lliurar una eina; cal mesurar la millora. Això exigeix que els analistes participin en la definició de mètriques i en la preparació de les fonts de dades.
Quan la intranet incorpora intel·ligència artificial, les necessitats de participació s'amplien. No n'hi ha prou amb contractar una API. Cal classificar el contingut, determinar els permisos i dissenyar els casos d'ús. Els agents d'IA que automatitzen processos interns requereixen supervisió humana i una avaluació contínua per evitar errors. Algú del negoci ha de ser responsable de la qualitat dels resultats.
La decisió de desplegar la intranet al núvol AWS/Azure també condiciona les competències tècniques necessàries. Encara que el proveïdor de núvol aporta robustesa, els equips interns han d'entendre la configuració de xarxa, les identitats, les còpies de seguretat i les polítiques d'accés. Una arquitectura mal dissenyada pot generar costos elevats i vulnerabilitats.
La ciberseguretat no és només un atribut tècnic; és una responsabilitat compartida. L'equip de TI ha de revisar el xifratge, els mètodes d'autenticació i el registre d'activitat. L'àrea de riscos ha de validar que existeixen procediments davant un incident. La intranet guarda informació crítica i el seu compromís afectaria la confiança de clients i empleats.
Un soci tecnològic extern pot aportar una perspectiva diferent i accelerar l'execució. Q2BSTUDIO, per exemple, dissenya aplicacions a mida i solucions d'intel·ligència artificial segures per a entorns empresarials. El seu equip treballa juntament amb les persones internes per definir una fulla de ruta, construir un primer lliurable i transferir el coneixement necessari perquè l'empresa sigui autònoma.
Perquè un projecte d'aquesta naturalesa no es dispersi, cal establir un model de governança senzill. Un comitè amb un nombre reduït de participants pot reunir-se cada dues setmanes per revisar avenços, riscos i decisions pendents. L'objectiu no és omplir de reunions l'agenda, sinó mantenir el focus i donar resposta àgil als obstacles.
L'enfocament de lliurament també influeix en la participació. Com més aviat hi hagi una versió inicial utilitzable, més aviat es podrà aprendre i ajustar. En lloc d'esperar mesos a una solució perfecta, el més eficient és preparar un prototip funcional en un termini breu i provar-lo amb un grup d'usuaris seleccionat. Així es validen hipòtesis abans d'invertir en desenvolupaments complexos.
La comunicació i la formació són també dues claus. Qui participa en el projecte ha de saber que la seva aportació es té en compte i com evoluciona la solució. Les persones necessiten formar-se en els nous fluxos de treball i disposar de materials d'ajuda. El canvi de SharePoint a una intranet moderna implica una nova manera de relacionar-se amb la informació.
A més, és recomanable que cada àrea de negoci designi un ambaixador d'adopció. Aquests ambaixadors traslladen les necessitats dels seus companys, resolen dubtes quotidians i són el pont entre el comitè de projecte i la resta de l'organització. L'adopció no s'aconsegueix amb un comunicat corporatiu; s'aconsegueix amb suport proper.
Un altre aspecte que millora la qualitat del projecte és tenir definits els criteris d'èxit. En lloc de mesurar-ho tot, convé triar tres o quatre indicadors clars: temps d'incorporació d'una persona, hores dedicades a buscar informació, velocitat dels fluxos d'aprovació o reducció de correus interns. Aquests indicadors permeten decidir amb dades.
Quan es parla de substituir SharePoint, moltes organitzacions assumeixen que el problema és tècnic. En realitat, és un problema d'alineació entre negoci, tecnologia i persones. La selecció de participants ha de reflectir aquesta triple dimensió. Si el projecte només l'impulsa TI, s'aconsegueix una eina estable però poc utilitzada. Si només l'impulsa el negoci, es corre el risc de construir una solució inviable tècnicament.
Q2BSTUDIO sol recomanar una fase inicial de descobriment en què s'entrevisten les persones clau, s'analitzen els processos actuals i s'identifiquen els punts de dolor. A partir d'aquí es defineix un pla pragmàtic que combina programari a mida, integració de sistemes, automatització i, quan aporta valor, intel·ligència artificial. L'objectiu és que la intranet generi resultats mesurables des dels primers mesos.
En conclusió, no existeix un únic perfil responsable de substituir SharePoint. El que cal és un equip equilibrat que inclogui lideratge de producte, usuaris reals, coneixement tècnic, visió de risc i experiència en canvis. La tecnologia és important, però la diferència la fa la combinació de talent i governança.
