Elegir una intranet que substitueixi SharePoint no hauria de començar per comparar catàlegs de funcions. La decisió és estratègica: defineix com es compartirà el coneixement, com s'automatitzaran processos i com es governarà la informació durant els pròxims anys. Moltes organitzacions busquen un clon de SharePoint i perden l'oportunitat de repensar l'experiència de l'empleat, la integració amb dades operatives i el paper real de la IA en el treball diari.
Abans de demanar propostes, convé respondre a una pregunta bàsica: quin problema concret volem resoldre? Una intranet pot servir per reduir el temps d'onboarding, unificar fonts de dades, agilitzar aprovacions o eliminar correus interns. Cada objectiu exigeix indicadors diferents. Per això, la primera conversa amb un proveïdor s'hauria de centrar en els fluxos de treball actuals i en les mètriques que avui no s'estan mesurant, no en demos de disseny.
La segona qüestió és l'arquitectura. Una intranet moderna no és només un repositori de documents: és una plataforma que connecta persones, sistemes i dades. Pregunta si la solució pot integrar-se amb ERP, CRM, eines de productivitat i bases de dades pròpies. En aquest punt, té sentit pensar en una aplicació a mida que s'adapti als processos reals de la companyia, en lloc d'obligar la plantilla a adaptar-se a la rigidesa d'un producte genèric.
La tercera pregunta és quin paper tindrà l'automatització i la intel·ligència artificial. Moltes empreses ja fan servir IA per a tasques aïllades, però el valor apareix quan els models actuen sobre processos complets: classificar sol·licituds, redactar respostes, extreure dades de documents, recomanar continguts. Pregunta al proveïdor si té experiència en projectes d'Intel·ligència artificial aplicats a entorns corporatius i en la creació d'agents d'IA que treballin amb fonts de dades internes i externes.
La quarta qüestió és la seguretat. Una intranet emmagatzema informació sensible, documents legals, dades de clients i converses internes. Necessites saber com es gestionen els accessos, si hi ha auditoria d'activitats, com es protegeixen les dades en trànsit i en repòs, i si la solució compleix el RGPD. Pregunta també per la ciberseguretat del conjunt: proves de penetració, protocols de connexió segura i polítiques d'actualització.
La cinquena pregunta és la visibilitat de la informació. Una intranet no hauria de ser un pou de documents sense retorn. Cal saber com es generaran quadres de comandament, alertes i informes. Aquí entra el valor del Business Intelligence i d'eines com Power BI: quan les dades de la intranet es connecten amb indicadors de negoci, els responsables poden detectar colls d'ampolla i oportunitats de millora amb dades objectives.
La sisena qüestió és la plataforma tecnològica subjacent. Les infraestructures núvol d'AWS o Azure permeten desplegar la intranet amb alta disponibilitat, escalabilitat i models de pagament flexibles. Pregunta si el proveïdor treballa amb aquestes plataformes, si pot configurar entorns privats i si té experiència en desplegaments híbrids que combinin serveis locals i núvol.
La setena pregunta està relacionada amb l'autonomia. Un proveïdor que lliura un projecte i desapareix no és un soci. Necessites saber si el teu equip podrà gestionar la intranet sense dependre de consultoria permanent. Pregunta per la formació, la documentació i el lliurament del codi font. Una bona pràctica és exigir una aplicació que permeti als usuaris de negoci configurar fluxos, missatges i indicadors sense escriure codi.
La vuitena qüestió és el cost total i el termini. No n'hi ha prou amb el pressupost inicial: cal considerar el manteniment, les llicències, la formació i les evolucions futures. Pregunta si el proveïdor ofereix un projecte pilot, quant dura el primer lliurable, i com es mesura el retorn de la inversió. Una implementació que no està lligada a resultats difícilment serà sostenible.
Convé preguntar també pel model de treball. Qui forma part de l'equip? Hi ha un perfil tècnic, un perfil funcional i un responsable de seguretat? Com es prenen les decisions durant el projecte? Les metodologies àgils permeten ajustar l'abast amb feedback continu, però exigeixen que l'empresa client participi activament en les sessions de treball.
També és important aclarir el suport post-implantació. Què passa quan apareix un error o es necessita una nova funcionalitat? El proveïdor ofereix un acord de nivell de servei? Les actualitzacions són automàtiques? Aquestes condicions defineixen la relació a llarg termini i eviten sorpreses quan la intranet ja és part crítica del dia a dia.
No cal oblidar l'experiència de l'empleat. La millor arquitectura del món no serveix si les persones no troben el que busquen. Pregunta per la facilitat d'ús, la velocitat de cerca, la personalització del contingut i l'accessibilitat. Una intranet que requereix massa clics per fer una tasca serà abandonada.
Tampoc convé ignorar la integració amb SharePoint. En moltes empreses, SharePoint continua sent la llar històrica de documents i llocs d'equip. Una estratègia realista no ha d'eliminar SharePoint d'un dia per l'altre. Pregunta si la nova intranet pot conviure amb SharePoint durant una transició, sincronitzant continguts i permisos per evitar talls d'accés.
A més de les preguntes operatives, convé avaluar l'equip que hi haurà darrere del projecte. El proveïdor disposa de perfils de desenvolupament, disseny i arquitectura? Pot ampliar l'equip si l'abast creix? Quin canal de comunicació s'utilitzarà durant la implantació? La sensació de tenir un interlocutor directe, que entén tant el negoci com la tecnologia, acostuma a marcar la diferència entre un projecte mediocre i un d'excel·lent.
La pregunta final és com mesurar l'èxit. Defineix indicadors abans de començar: temps mitjà d'onboarding, hores estalviades en processos administratius, velocitat de resposta a sol·licituds internes, satisfacció dels empleats. Aquestes dades permetran justificar la inversió i decidir les següents fases d'evolució.
Q2BSTUDIO aborda aquest tipus de projectes des d'una perspectiva integral. No es limita a instal·lar un producte: combina desenvolupament de programari a mida, automatització de processos, ciberseguretat, núvol AWS/Azure i Business Intelligence per construir intranets que generen resultats operatius. El seu enfocament inclou una fase de descobriment per mapejar processos i KPIs, un MVP en poques setmanes i un lliurament progressiu amb formació perquè el client sigui autònom.
Elegir el proveïdor adequat no és una decisió tècnica, és una decisió de negoci. Les preguntes anteriors ajuden a separar els venedors de programari dels socis tecnològics reals. Un bon soci no només respon: t'ensenya a fer millors preguntes i t'acompanya després de la posada en marxa.
