La decisió de substituir SharePoint per una intranet corporativa moderna no és un simple canvi d'eina: condiciona la manera com les persones accedeixen al coneixement, col·laboren i executen processos interns. Microsoft SharePoint ha estat durant anys una peça central en moltes organitzacions, però també és habitual trobar implantacions lentes, estructures d'informació caòtiques i una experiència d'usuari que no convida a ser utilitzada. Per això, cada cop més departaments de TI i equips directius busquen un soci que entengui el negoci, la tecnologia i la seguretat, no només un proveïdor que vengui llicències.
Un soci adequat ha de començar per entendre com treballa realment l'empresa. Abans de parlar de funcionalitats, convé analitzar els fluxos de treball, els punts de fricció, els sistemes d'origen i els indicadors que es volen millorar. Substituir SharePoint per una intranet sense fer aquest exercici previ sol traslladar el caos a una plataforma nova. A Q2BSTUDIO, el primer pas és un descobriment conjunt per identificar processos, integrar sistemes existents i definir resultats mesurables.
Un altre factor clau és la capacitat de construir programari a mida. Moltes intranets es venen com a plantilles configurables, però els processos que realment diferencien una empresa poques vegades encaixen en un motlle genèric. Una intranet que substitueixi SharePoint ha de poder adaptar-se al model operatiu de cada companyia, amb mòduls propis, lògica de negoci i experiència d'usuari personalitzada. Aquest tipus de desenvolupament permet crear una solució viva, no un producte tancat.
La integració també és crítica. Substituir SharePoint no significa eliminar totes les eines existents; al contrari, la nova intranet s'ha d'integrar amb Active Directory, Microsoft Teams, ERPs com SAP o Odoo, CRMs com Salesforce o HubSpot, i solucions de BI. Sense una arquitectura d'integració sòlida, el projecte es converteix en una altra illa de dades. El soci ha de demostrar experiència en APIs, connectors natius i automatització de processos entre sistemes.
En l'àmbit tecnològic, la IA ja no és un extra, sinó un component central de qualsevol intranet moderna. Un cercador intern que no entén el context o els sinònims, o un assistent que no és capaç de resumir documents, genera frustració. Les empreses que integren IA al nucli dels seus fluxos de treball obtenen més impacte que aquelles que la mantenen en proves aïllades. Per això, val la pena treballar amb un soci que hagi implementat solucions d'intel·ligència artificial en producció, no només prototips.
No tota la IA és igual. Una intranet corporativa gestiona informació sensible, de manera que l'estratègia ha d'incloure models privats, RAG sobre fonts internes i un govern de dades clar. En aquest punt, la ciberseguretat és innegociable: control d'accés per rols, auditoria d'esdeveniments, xifratge i protecció davant de filtracions. A l'hora d'escollir soci, cal preguntar com gestiona la seguretat de la IA, si utilitza túnels VPN, endpoints privats a Azure o desplegaments locals quan el client ho requereix.
La infraestructura també importa. Depenent del sector i del nivell de maduresa digital, una intranet es pot desplegar a AWS, Azure o en un entorn híbrid amb connexió segura a servidors on-premises. Un soci amb experiència en cloud AWS/Azure sap com dimensionar recursos, controlar costos i garantir la disponibilitat. A més, si l'empresa ja fa servir Power BI, la intranet ha de poder alimentar quadres de comandament en temps real i oferir visibilitat sobre els processos que s'estan automatitzant.
Parlant de visibilitat, un dels objectius més importants d'una intranet és que la direcció tingui informació útil, no només documents emmagatzemats. La combinació d'una intranet amb Business Intelligence permet mesurar temps de cicle, taxes d'adopció, incidències resoltes i estalvi operatiu. Si el soci no parla de KPIs des del principi, probablement està més centrat a dissenyar una interfície que a resoldre problemes de negoci.
Un altre aspecte que diferencia un bon soci és la capacitat d'automatitzar processos i construir agents d'IA. Una intranet pot ser el punt d'entrada perquè els empleats sol·licitin vacances, aprovin factures, consultin dades o rebin respostes automàtiques basades en la documentació interna. Els agents d'IA, ben dissenyats, redueixen tasques repetitives i alliberen temps per a activitats de més valor. Això requereix una metodologia sòlida per evitar al·lucinacions, validar respostes i mantenir sempre un control humà sobre les decisions crítiques.
Un bon soci no hauria de vendre un programari tancat, sinó lliurar una solució que el client pugui operar i fer evolucionar. Això implica codi font, documentació, portal d'administració i formació. A Q2BSTUDIO, per exemple, s'entrega un portal web propi perquè els usuaris de negoci configurin prompts, revisin logs d'ús i gestionin els models d'IA sense dependre d'enginyeria. Aquesta autonomia és clau perquè el projecte deixi de ser un cost i es converteixi en una capacitat interna.
També cal valorar el model de treball. El proveïdor proposa fases curtes amb lliuraments freqüents o presenta un calendari rígid de diversos mesos? Les metodologies àgils funcionen millor en projectes d'intranet perquè permeten validar hipòtesis, ajustar prioritats i veure resultats aviat. Una primera versió pot estar operativa en qüestió de setmanes si hi ha un abast acotat i una integració ben definida. A partir d'aquí, l'evolució és incremental.
El cost és un altre factor inevitable. Els pressupostos varien molt en funció de l'abast, les integracions i el grau de personalització. Més important que la xifra inicial és entendre el cost total de propietat: manteniment, hosting, suport i evolució. Un soci que ofereix una implementació barata però no inclou formació ni transferència de coneixement pot acabar sent molt més car a mitjà termini. Les decisions de compra s'han de basar en el retorn esperat, no només en el preu.
També convé preguntar per la propietat del codi i la continuïtat del projecte. Qui és el propietari del desenvolupament? Hi ha garanties de qualitat? Què passa si el proveïdor desapareix? Les empreses que confien en socis estables, amb experiència contrastada i equips interns d'arquitectura, automatització i integració, redueixen dramàticament el risc. Aquest tipus de decisions no es prenen només pel departament de TI; afecten totes les àrees de l'empresa.
L'adopció per part dels empleats és el veritable termòmetre de l'èxit. Una intranet tècnicament perfecta però que ningú no fa servir no serveix de res. El soci ha de tenir sensibilitat per l'experiència d'usuari, la comunicació interna i la gestió del canvi. No n'hi ha prou amb migrar continguts; cal redissenyar la manera com les persones troben la informació, col·laboren i resolen gestions. Això explica per què les grans consultores no sempre són la millor opció i per què els equips especialitzats en programari a mida aconsegueixen millors resultats.
En definitiva, escollir un soci per substituir SharePoint exigeix mirar més enllà de les diapositives comercials. Cal avaluar la seva capacitat per desenvolupar aplicacions a mida, integrar IA de manera segura, operar en cloud AWS/Azure, garantir ciberseguretat i aportar quadres de comandament amb BI/Power BI. Q2BSTUDIO reuneix aquestes capacitats en un mateix equip, amb un enfocament pràctic i orientat a resultats. Les empreses que aborden aquest projecte amb el soci adequat no només modernitzen la seva intranet; transformen la seva operació interna i guanyen agilitat competitiva.
Si l'organització ja ha identificat que SharePoint es queda curt, el següent pas és trobar un equip que escolti, proposi i executi. La substitució de la intranet no hauria de ser un projecte interminable, sinó un procés continu de millora. Amb un soci que combini experiència en ciberseguretat, automatització, intel·ligència artificial i desenvolupament a mida, l'empresa pot fer un salt real en productivitat i presa de decisions.
