Demanar una consultoria per substituir SharePoint per una intranet moderna és molt més que sol·licitar un pressupost: és un procés d'alineament estratègic en què conflueixen la tecnologia, els processos, la seguretat i l'experiència de les persones. Les organitzacions que encaren aquesta decisió amb un enfocament rigorós aconsegueixen transformar un projecte tècnic en una palanca d'eficiència real. Qui es limita a demanar una oferta, normalment acaba amb una plataforma que reprodueix els mateixos problemes que es volien resoldre.
Abans de contactar amb un proveïdor, convé entendre el punt de partida. Una intranet corporativa no és només una pàgina de recursos; és la porta d'entrada a la informació, les aplicacions i els fluxos de treball interns. Quan aquesta porta està fragmentada o és difícil d'utilitzar, les persones perden temps, cometen errors i recorren a solucions no oficials. Per això, la primera tasca d'una consultoria no és parlar de tecnologia, sinó escoltar: què fa mal, què hauria de ser més ràpid, què es busca realment.
El pas inicial per sol·licitar una proposta és definir la visió. No cal un document llarg; n'hi ha prou de respondre tres preguntes: Quins processos crítics han de millorar? Quines dificultats troben els empleats avui? Quins indicadors mostraran que la nova intranet funciona? Aquestes respostes guiaran la conversa i permetran al proveïdor avaluar si hi ha encaix real.
Després, convé inventariar l'ecosistema tecnològic actual. SharePoint rarament està aïllat; normalment conviu amb Active Directory, Microsoft Teams, Outlook, sistemes ERP/CRM, bases de dades i repositoris de fitxers. Una consultoria seriosa necessita cartografiar aquestes dependències per definir integracions, migracions i convivències. En aquest punt apareix el valor d'un partner que domini programari a mida i serveis al núvol AWS/Azure, perquè no es tracta només d'instal·lar programari, sinó de connectar-lo amb la infraestructura existent.
La seguretat i el compliment normatiu han de ser a l'agenda des del primer dia. Una intranet moderna concentra dades confidencials, documentació interna, informació de clients i processos crítics. Per això, qualsevol proposta ha d'incloure control d'accessos per rols, registre d'auditoria, xifratge i polítiques clares de retenció. A més, si la solució incorpora IA i s'ha de connectar amb dades allotjades en instal·lacions locals, és fonamental preveure mecanismes de connexió segura com VPN, túnels xifrats o endpoints privats a Azure. La ciberseguretat no és un afegit: és un requisit estructural.
Un altre eix important és la intel·ligència artificial. La IA pot transformar la intranet en un assistent capaç de respondre preguntes, resumir documents, classificar informació i anticipar necessitats. Perquè això funcioni, cal definir prèviament quines fonts de dades s'utilitzaran, com es controlarà la qualitat de les respostes i quins mecanismes de supervisió humana s'aplicaran. Les solucions de IA basades en arquitectures com RAG, agents d'IA i repositoris vectorials ofereixen resultats pràctics, però requereixen disseny, proves i governança. No n'hi ha prou de connectar un xat; cal entrenar-lo, avaluar-lo i millorar-lo de manera contínua.
L'automatització és un altre benefici que pot aportar una nova intranet. No es tracta únicament de substituir SharePoint; es tracta de convertir la intranet en el punt de partida de fluxos que estalvien treball manual. Aprovacions, sol·licituds de recursos, incorporació de personal, generació de documents o notificacions intel·ligents són exemples de processos que es poden automatitzar integrant la intranet amb els sistemes corporatius. Una consultoria hauria d'identificar quins processos tenen més impacte i proposar un pla per automatitzar-los per fases.
En arribar a la fase de proposta, l'enfocament ha de ser àgil. En lloc d'esperar un projecte llarg i tancat, convé demanar una primera versió funcional —un producte mínim viable— en un termini breu, per validar hipòtesis amb usuaris reals i ajustar el rumb. Això redueix el risc i permet veure resultats aviat. Un bon partner proposarà una fulla de ruta per fases, amb fites mesurables, en lloc d'un gran desplegament que triga mesos a materialitzar-se.
També és important demanar un cas de negoci clar. Una proposta tècnica sense xifres no n'hi ha prou. Cal sol·licitar al proveïdor que expliqui com la inversió generarà retorn: reducció de temps de procés, menys tasques administratives, menys errors, millor accés a la informació. Si el proveïdor no pot articular aquests beneficis, probablement no ha entès el problema. La mesura ha de quedar definida abans de començar a construir.
L'experiència de l'equip proveïdor és decisiva. Un projecte d'intranet moderna combina desenvolupament de programari, integració de sistemes, intel·ligència artificial, seguretat i gestió del canvi. Per això, convé triar una empresa amb perfil tècnic ampli i amb experiència en projectes reals. Q2BSTUDIO, per exemple, aborda aquests reptes des del desenvolupament de programari a mida i la intel·ligència artificial, complementant amb serveis de ciberseguretat, cloud AWS/Azure i BI/Power BI. Això permet que la intranet no sigui un producte aïllat, sinó una peça integrada en l'estratègia digital de l'empresa.
Perquè la direcció tingui visibilitat real, la intranet ha d'incloure capes analítiques. Els quadres de comandament basats en BI/Power BI poden mostrar ús, temps de cicle, taxes d'automatització o satisfacció interna. Aquesta informació permet justificar inversions i detectar oportunitats de millora abans que es converteixin en problemes. Un projecte ambiciós hauria de contemplar des de l'inici quines mètriques es visualitzaran i per a qui.
Un altre aspecte a considerar és la capacitat de l'equip intern. No totes les organitzacions volen dependre d'un proveïdor per a cada canvi. Per això, convé preguntar si la solució final inclou eines perquè els usuaris de negoci gestionin continguts, agents d'IA o automatitzacions ells mateixos. Un portal administratiu clar és tan important com el disseny visual de la intranet.
El procés per sol·licitar una consultoria no ha de ser complex. Normalment n'hi ha prou de contactar amb el proveïdor a través del seu lloc web, exposar els objectius generals i les limitacions conegudes, i acordar una primera conversa. En aquesta reunió, les dues parts exploren si hi ha encaix, es prioritzen necessitats i es defineixen els següents passos. A partir d'aquí, el proveïdor prepara una proposta amb aproximació, lliuraments i pressupost.
Convé evitar la temptació de comparar ofertes únicament pel preu. El cost és un factor, però la qualitat de l'anàlisi, la metodologia i la solidesa tècnica determinen el resultat. Una proposta barata que no resol el problema és més cara a llarg termini. La inversió s'ha d'entendre com la d'un actiu que facilita la feina de centenars de persones durant anys.
També és recomanable demanar referències de casos similars. No cal que el proveïdor hagi treballat exactament amb la mateixa combinació d'eines, però sí que demostri experiència en integracions complexes, gestió de la seguretat i adopció d'IA. Qui ha construït intranets per a empreses amb diversos països, sistemes heterogenis o requisits de compliment estrictes pot anticipar-se a problemes que altres ni tan sols detecten.
Un cop rebuda la proposta, l'anàlisi ha de ser conjunta entre tecnologia, negoci i direcció. Els responsables d'operacions poden validar que els fluxos tenen sentit; els de TI, que l'arquitectura és sostenible; i els de negoci, que els processos s'alineen amb les prioritats estratègiques. Aquesta revisió triangular redueix el risc de construir una cosa tècnicament impecable però poc útil.
En resum, demanar una consultoria per reemplaçar SharePoint és una oportunitat per replantejar com treballa l'organització. L'objectiu no és canviar per canviar, sinó construir una intranet que acceleri decisions, automatitzi tasques i converteixi la informació en valor. Les empreses que encerten són les que entren en aquest procés amb objectius clars, exigències de seguretat i disposició a mesurar resultats. I, sobretot, amb un partner que no vengui una eina, sinó un resultat.
