Una intranet corporativa és molt més que un lloc on penjar documents. És la porta d'entrada als processos interns, al coneixement de l'organització i a les eines que els equips fan servir cada dia. Per això, quan una empresa decideix substituir SharePoint, no busca simplement una altra plataforma: busca una solució que s'adapti a la seva manera de treballar, que pugui créixer amb ella i que aprofiti la tecnologia actual per automatitzar tasques, protegir la informació i oferir dades útils a la direcció. Saber com sol·licitar una proposta d'intranet per substituir SharePoint és el primer pas per aconseguir tot això.
Sol·licitar una proposta no consisteix únicament a demanar un preu. Un bon document d'abast ajuda a evitar malentesos, prioritzar funcionalitats i comparar alternatives amb criteris objectius. La proposta ha d'explicar què es construirà, amb quines tecnologies, en quin termini, com es mesurarà l'èxit i quin impacte tindrà en els processos interns.
El primer pas és definir què s'espera de la nova intranet. Es busca millorar la comunicació interna? Reduir el temps de recerca d'informació? Automatitzar aprovacions? Integrar dades d'ERP o CRM? També convé identificar els perfils d'usuari i els departaments que més l'utilitzaran. Com més ben definits estiguin els objectius, més alineada estarà la proposta.
Després convé auditar la situació actual. Cal revisar quins continguts allotja SharePoint, quins fluxos de treball en depenen, quines integracions existeixen amb altres aplicacions i quines limitacions han portat a buscar un canvi. Moltes empreses descobreixen que una part important dels seus processos encara es fa manualment o que la informació està duplicada. Aquest diagnòstic és or per al proveïdor.
Un altre aspecte fonamental són les integracions. Una intranet moderna no viu aïllada; s'ha de connectar amb el correu, amb el calendari, amb els sistemes de gestió, amb les bases de dades i amb les eines de productivitat. Cal preguntar si la solució proposada permet connectar SharePoint actual, Microsoft Teams, directori actiu, serveis al núvol i aplicacions internes. La integració determina l'experiència de l'usuari.
La seguretat i el compliment normatiu també han de ser al centre. En substituir SharePoint, l'empresa ha de decidir qui pot accedir a cada tipus d'informació, com s'audita l'ús, com es protegeixen les dades personals i quines mesures de ciberseguretat s'apliquen. Un bon proveïdor ha d'incloure control d'accés per rols, xifratge, registre d'activitat i mecanismes per complir amb el RGPD i altres normatives sectorials. La ciberseguretat no pot ser un afegit opcional.
La part tecnològica és tan important com la funcional. Una solució basada en desenvolupament d'aplicacions a mida ofereix molta més flexibilitat que un producte tancat. Permet adaptar la intranet a processos específics, dissenyar interfícies netes i escalar a mesura que creix el negoci. A més, es pot combinar amb capacitats d'IA per classificar documents, respondre preguntes, resumir continguts i recomanar accions. En aquest context, és natural parlar d'agents d'IA, que automatitzen tasques repetitives i extreuen informació de fonts internes.
De la mateixa manera, la infraestructura s'ha de decidir amb criteri. Moltes organitzacions opten per una arquitectura al núvol AWS o Azure per guanyar escalabilitat, disponibilitat i seguretat. D'altres necessiten mantenir certes dades en local. Una bona proposta contempla els dos escenaris i defineix com es connecten els serveis de manera segura. El núvol no és només un lloc on guardar fitxers: és la base que permet executar anàlisis, processos d'IA i quadres de comandament.
Un altre element que s'ha d'incloure a la sol·licitud és la capacitat de mesurar resultats. Si la intranet no genera dades sobre ús, temps de procés o satisfacció de l'empleat, serà difícil justificar la inversió. Per això convé demanar que la proposta inclogui un quadre de comandament amb indicadors, preferiblement connectat a eines de BI com Power BI. Així la direcció podrà veure en temps real què està passant i prendre decisions fonamentades.
Abans de contactar amb un proveïdor, convé preparar una llista de preguntes: com es farà el descobriment de requisits? quant dura una primera versió? qui gestionarà el manteniment? l'empresa podrà modificar els fluxos sense dependre del proveïdor? quina formació s'ofereix? com es mesura l'èxit? què passa amb les dades durant la migració? Aquestes preguntes ajuden a filtrar propostes i a identificar equips que entenen el projecte.
Quan s'ha preparat tot això, el següent pas és sol·licitar una proposta a un equip amb experiència en programari empresarial. Q2BSTUDIO, per exemple, treballa amb empreses de totes les mides en la creació d'intranets que substitueixen SharePoint. El seu enfocament combina desenvolupament web a mida, automatització, IA i consultoria de negoci. En una primera sessió de descobriment s'analitzen els fluxos actuals, s'identifiquen els punts febles i es defineix un pla de treball. A partir d'aquí es redacta una proposta amb abast, terminis, cost i projecció de retorn.
Una proposta sòlida ha d'incloure una arquitectura clara, una fase de validació primerenca, un full de ruta amb fites, un pla d'integració, un model de governança i dades, i un servei de suport posterior. També hauria d'especificar com es lliura el codi i quina autonomia tindrà el client per gestionar els seus propis processos. En el cas de la IA, és important que l'empresa pugui configurar els models, revisar les respostes i mantenir el control humà en les decisions crítiques. D'aquesta manera, la tecnologia es converteix en un suport i no en una caixa negra.
Els resultats que es persegueixen amb aquest tipus de projectes van més enllà de tenir una web interna. Les empreses que substitueixen SharePoint amb una intranet adaptada als seus processos solen reduir temps de cicle, eliminar tasques manuals, minimitzar errors i donar als equips una experiència molt més satisfactòria. La productivitat millora perquè la informació correcta arriba en el moment adequat. La direcció, per la seva banda, obté visibilitat sobre l'estat real dels processos i pot detectar colls d'ampolla abans que es converteixin en problemes.
En definitiva, sol·licitar una proposta d'intranet per substituir SharePoint és un exercici estratègic. Requereix preparació, claredat i un soci tecnològic que sàpiga escoltar. Q2BSTUDIO combina desenvolupament de programari a mida, solucions d'intel·ligència artificial, automatització de processos, núvol i BI per oferir una alternativa real a les plataformes tradicionals. Si la teva organització està valorant aquest canvi, prepara bé la informació, defineix les teves prioritats i demana una proposta que parli de resultats, no només de funcionalitats. L'èxit del projecte comença molt abans del desenvolupament: comença en la conversa inicial.
