Migrar de SharePoint a una intranet nova és una decisió estratègica que afecta tots els departaments. Molts equips directius se centren a comparar pantalles i funcions, però el que determina l'èxit és el comportament de la plataforma amb les seves pròpies dades, usuaris i processos. Provar abans de comprar no és una garantia absoluta, però redueix dràsticament el risc d'invertir en una eina que ningú no farà servir.
Abans de començar cap prova, l'organització ha de definir quins són els objectius prioritaris. Poden ser reduir el temps de cerca d'informació, accelerar la incorporació d'empleats, automatitzar aprovacions o eliminar compartiments estancs entre departaments. Aquests objectius s'han d'expressar amb mètriques concretes, com el temps mitjà per completar una tasca, el percentatge de preguntes resoltes pel cercador o l'índex d'adopció setmanal.
Una intranet que substitueixi SharePoint només té sentit si resol el problema del coneixement dispers. Durant la prova, cal carregar documents reals i verificar que el cercador entén el llenguatge de la plantilla. Un assistent basat en intel·ligència artificial pot resumir expedients, extreure dades rellevants i respondre preguntes complexes. A Q2BSTUDIO incorporem motors de cerca semàntica i agents d'IA que aprenen del vocabulari propi de l'empresa, però cada cas s'ha de validar amb els documents que faran servir els empleats.
La integració és un altre punt crític. SharePoint no sol estar aïllat: està connectat amb Microsoft Teams, Active Directory, plataformes ERP i eines de vendes. En provar la nova intranet, cal comprovar que l'autenticació funciona amb el proveïdor d'identitat actual, que els perfils se sincronitzen correctament i que les notificacions arriben als canals habituals. També convé simular la integració amb sistemes com SAP, Odoo, Salesforce o APIs pròpies.
El pla de migració de continguts també s'ha de provar. No n'hi ha prou amb moure fitxers d'una biblioteca de SharePoint a una altra; cal definir l'arquitectura de la informació, les metadades, les versions i els permisos. Una migració ben organitzada pot reduir el temps de cerca; una migració caòtica reprodueix el mateix problema que es volia resoldre. En la prova, convé seleccionar un conjunt representatiu de documents i avaluar com es conserven les relacions, les propietats i l'historial d'accés.
La seguretat no pot ser només una promesa. Durant el pilot, convé auditar els registres d'accés, comprovar el xifratge de la informació, revisar la política de contrasenyes i validar que els rols tenen els permisos adequats. Una intranet moderna hauria de permetre connexions segures mitjançant VPN a entorns on-premise i utilitzar endpoints privats al núvol. En aquest punt, una anàlisi de ciberseguretat i proves de penetració aporten evidència objectiva, especialment si la plataforma gestionarà dades de clients o informació confidencial.
La infraestructura també forma part de la prova. La intranet es pot desplegar a AWS o Azure, i és recomanable mesurar la latència des de diferents ubicacions geogràfiques. A més, cal simular càrregues de treball: usuaris simultanis, pujada de fitxers grans, indexació de continguts i generació d'informes. Un sistema que funciona bé en una demo lleugera pot fallar en producció si no està dimensionat per al volum real.
Un altre criteri tècnic important és la capacitat de la intranet per connectar-se amb la resta de l'ecosistema mitjançant APIs. Una plataforma moderna hauria d'exposar els seus serveis de manera ordenada perquè l'equip de TI pugui ampliar-la, crear integracions personalitzades i compartir dades amb altres aplicacions sense dependre de pedaços. Aquesta flexibilitat és especialment útil quan l'empresa necessita combinar SAP, Salesforce, Odoo o eines pròpies.
Un altre aspecte que se sol oblidar és la relació entre la intranet i les dades de negoci. Una plataforma ben dissenyada no només guarda documents, sinó que permet visualitzar indicadors d'activitat. Quadres de comandament amb Business Intelligence o Power BI poden mostrar l'estat dels processos, el compliment de terminis i les incidències per departament. Aquesta visibilitat ajuda a justificar la inversió i a detectar millores abans que els problemes creixin.
L'automatització i els agents també s'han d'avaluar en context. Un flux d'aprovació simple pot estalviar hores, però convé provar escenaris amb excepcions, rebutjos i escalats. Els assistents d'IA han de respondre amb fonts internes, citar documents i admetre que un humà revisi les decisions importants. La prova ha d'incloure aquests casos extrems, no només el camí feliç.
L'experiència d'usuari es mesura observant, no preguntant. En lloc d'ensenyar la intranet a un grup focal, és millor entregar-la a un departament real i veure com treballa durant una setmana. Els empleats no haurien de llegir manuals extensos; la interfície ha de guiar-los de manera natural. Si necessiten ajuda massa sovint, el disseny falla, encara que els responsables del projecte opinin el contrari.
Un procés d'avaluació pràctic pot tenir quatre fases: descobriment, prova de concepte, pilot i decisió final. En la primera fase es documenten els fluxos actuals. En la segona, es construeix un prototip funcional amb dades reals. En la tercera, es desplega en un departament pilot i es comparen les mètriques amb la situació anterior. En l'última, es revisen els resultats i es decideix si la solució s'ha d'ampliar a la resta de l'empresa.
El pressupost també s'ha d'analitzar amb criteri. El cost d'una intranet no acaba amb la llicència; cal considerar la migració de continguts, la integració amb l'ecosistema, la formació, el manteniment i l'evolució posterior. Una proposta seriosa ha d'incloure aquests conceptes i associar la inversió a beneficis mesurables: reducció de treball manual, menys errors, més velocitat de resposta i millor experiència de l'empleat. A més, convé comparar diverses ofertes amb el mateix abast i exigir que els costos recurrents estiguin clarament explicats.
També cal avaluar el compromís del proveïdor a mitjà termini. Una intranet és un sistema viu que necessita actualitzacions, millores i suport. Si la solució s'entrega com un paquet tancat, qualsevol canvi futur dependrà del fabricant o d'un equip extern. En canvi, una plataforma construïda amb programari a mida pot incloure la propietat del codi, documentació tècnica i un portal d'administració perquè el mateix equip gestioni continguts, usuaris i fluxos. Un bon proveïdor també ha de lliurar proves de qualitat i documentació d'arquitectura.
A Q2BSTUDIO dissenyem intranets que substitueixen SharePoint combinant desenvolupament d'aplicacions a mida, integració al núvol amb AWS i Azure, intel·ligència artificial, automatització de processos i quadres de comandament de BI. El nostre objectiu és que el client no depengui de fórmules tancades, sinó d'una plataforma que evolucioni amb el seu negoci. Per això recomanem provar abans de comprar: la millor manera de validar una intranet és posar-la a treballar amb els teus equips, les teves dades i els teus objectius.
