Substituir SharePoint no és un simple canvi de tecnologia: és una oportunitat per redissenyar com les persones accedeixen al coneixement, col·laboren i automatitzen processos. Una de les preguntes que més repeteixen directius i responsables de TI és quanta formació necessiten els seus equips perquè la transició sigui rendible. La resposta no és única; depèn de l'abast, del nivell d'integració i de la cultura digital de l'organització.
En projectes liderats per Q2BSTUDIO, la formació es planifica des del descobriment, abans d'escriure la primera línia de codi. Aquest enfocament permet identificar quins perfils requereixen habilitats profundes i quins només necessiten saber operar en el nou entorn. Així s'evita invertir hores en continguts genèrics que no s'apliquen al dia a dia. La capacitació no comença amb un manual: comença amb un mapa de processos.
Quan una empresa decideix substituir SharePoint per un portal més modern, normalment busca reduir temps, millorar la visibilitat i eliminar tasques manuals. El desenvolupament d'aplicacions a mida permet adaptar la formació al flux real de treball, no al revés. Això significa que cada curs, vídeo o taller ensenya exactament el que l'usuari trobarà en obrir l'aplicació.
Quins continguts s'han d'incloure? La base és la navegació: buscar documents, entendre permisos, gestionar notificacions i conèixer els espais de treball. Després ve la col·laboració: coautoria, comentaris, versions i aprovacions. Finalment, l'automatització: com s'inicien els fluxos, qui els supervisa i què fer quan alguna cosa falla. Per a la majoria d'empleats, aquesta corba es resol en dos o tres dies.
La formació per a usuaris finals ha de ser breu i pràctica. Dues hores de taller guiat són suficients perquè algú aprengui a buscar, pujar i editar documents. Una setmana després, amb petites píndoles formatives, l'ús es torna natural. L'error més comú és oferir cursos extensos abans que l'equip tingui accés real al sistema; Q2BSTUDIO recomana aprendre sobre el mateix entorn, amb dades reals i casos del dia a dia.
Els usuaris avançats o key users necessiten més profunditat. Ells seran el pont entre l'equip i l'àrea de tecnologia. En dos o tres dies aprenen a configurar formularis, dissenyar panells a Power BI, gestionar plantilles i supervisar agents d'IA. El seu paper és clau per multiplicar el coneixement dins de cada departament i reduir la dependència del proveïdor.
Els administradors de la plataforma requereixen un itinerari més sòlid. Parlem d'una a dues setmanes, depenent de si hi ha integracions amb SAP, Dynamics, Salesforce o sistemes propis. Aquesta capacitació cobreix administració d'usuaris, rols, seguretat, logs d'auditoria i la configuració de connexions cloud amb AWS o Azure. També han d'entendre com funciona el xifratge i l'accés remot mitjançant VPN o private endpoints, un aspecte crític quan la IA es connecta a dades on-premises.
La direcció no necessita saber administrar la plataforma, però sí entendre com mesurar el seu impacte. Una sessió d'una o dues hores per interpretar indicadors, veure el quadre de comandament i prendre decisions basades en dades és suficient. El retorn de la inversió s'accelera quan els líders saben quines preguntes han de fer al sistema.
La incorporació d'IA canvia completament la resposta a quanta formació es necessita. Avui no cal memoritzar menús ni rutes complexes: l'usuari pregunta i el sistema respon. Els portals que desenvolupa Q2BSTUDIO inclouen cercadors semàntics i assistents basats en models interns o Azure AI Foundry. Això redueix dràsticament la formació operativa, però afegeix una formació nova: aprendre a formular preguntes i a validar respostes.
La IA també exigeix nova governança. Els equips necessiten saber quan poden fer servir un agent d'IA, quines dades poden compartir i com detectar respostes incorrectes. En aquest punt, la intel·ligència artificial deixa de ser un experiment i es converteix en una competència corporativa. Q2BSTUDIO forma els usuaris amb un portal web propi per configurar prompts, supervisar costos i ajustar comportaments sense dependre d'enginyeria.
Un altre factor que influeix en la formació és el model d'integració. La majoria d'empreses no vol substituir tots els seus sistemes; prefereix que SharePoint, Microsoft Teams i Active Directory continuïn funcionant com a peces d'un ecosistema. En aquest escenari, la capacitació ha d'explicar quan s'utilitza cada sistema i com viatja la informació entre ells. Una formació eficaç redueix la fricció i evita que els empleats continuïn treballant en paral·lel amb l'eina antiga.
La ciberseguretat és una part innegociable del pla de capacitació. En migrar a un portal modern al cloud AWS o Azure, les polítiques d'accés han de quedar clares des del primer dia. Els empleats han de conèixer els mecanismes d'autenticació, l'ús responsable de credencials i els protocols davant un incident. Q2BSTUDIO integra aquestes pràctiques en la formació, de manera que seguretat i productivitat no competeixin, sinó que es reforcin mútuament.
Q2BSTUDIO estructura els programes de formació en quatre nivells: inducció per a tothom, tallers per rol, laboratoris pràctics i certificacions opcionals per a administradors. També ofereix sessions de consulta oberta i microvideos sota demanda. Tot el material s'actualitza amb cada versió del programari, perquè la formació no acaba amb el llançament; la millora contínua forma part del servei.
El temps de formació, a més, s'ha de justificar amb resultats. En les implantacions de Q2BSTUDIO, la fase de descobriment defineix una línia base d'indicadors: temps d'incorporació d'un empleat, hores dedicades a buscar informació, nombre d'aprovacions que requereixen intervenció manual. A partir d'aquí, es mesura la millora real. Les organitzacions solen registrar entre un 20% i un 45% de millora en la velocitat dels processos i una reducció notable del treball repetitiu en els primers mesos.
Llavors, quanta formació es necessita per substituir SharePoint? Es podria resumir així: dos dies per al 80% de la plantilla, una setmana per als responsables d'àrea i un itinerari continu per als administradors. Amb el suport d'un soci tecnològic que dissenyi el programari a mida i la capacitació al seu voltant, la corba d'aprenentatge es converteix en un avantatge competitiu, no en un obstacle.
