Escollir una intranet que substitueixi SharePoint no és una decisió de catàleg. Implica tocar processos diaris, hàbits de treball, seguretat i govern de les dades. Una empresa prudent necessita comprovar abans de comprar com es comportarà la nova plataforma amb els seus propis reptes. Per això, la demostració no és un tràmit comercial, sinó un exercici tècnic i estratègic. Q2BSTUDIO, empresa especialitzada en desenvolupament de programari a mida i en intel·ligència artificial aplicada, treballa sempre amb aquest principi: primer demostrar, després escalar.
El punt de partida ha de ser un diagnòstic honest del sistema actual. Moltes organitzacions porten anys personalitzant SharePoint i han construït models de permisos, plantilles, fluxos de treball i biblioteques de documents que formen part del coneixement corporatiu. Substituir-lo no vol dir esborrar-ho tot; vol dir migrar el que funciona, redissenyar el que no funciona i aprofitar funcions modernes que abans no existien. La prova permetrà veure on és el valor real i on són els riscos.
Una demo de producte mostra la interfície i les capacitats generals. Serveix per detectar si el disseny és intuïtiu i si l'enfocament encaixa amb la cultura de l'empresa. Però una demo no demostra la integració amb Active Directory, la convivència amb Microsoft Teams, la velocitat d'indexació, la qualitat de les respostes d'IA ni la capacitat de créixer amb milers d'usuaris. Per això cal un entorn controlat on la solució treballi amb dades representatives i escenaris definits pel client.
El següent nivell és la prova de concepte. En una prova de concepte se seleccionen dos o tres casos d'ús prioritaris: la incorporació de nous empleats, la cerca de polítiques internes, la generació d'informes d'activitat o l'automatització de sol·licituds d'aprovació. El proveïdor configura l'entorn, carrega mostres de contingut, connecta les eines rellevants i defineix amb l'equip de negoci els criteris d'èxit. Cada cas ha de tenir una fórmula de mesura: temps per tasca, nombre de passos, taxa d'error, satisfacció de l'empleat.
Una avaluació rigorosa ha de cobrir, com a mínim, cinc blocs. El primer és seguretat i governança: autenticació, rols, separació de responsabilitats, auditoria i xifratge. El segon és integració: identitat, correu, calendari, ERP, CRM i plataforma documental. El tercer és experiència d'usuari: cercador, navegació, accessibilitat, dispositius i velocitat de càrrega. El quart és automatització: aprovacions, notificacions, sincronitzacions i processos amb intervenció humana. El cinquè és observabilitat: quadres de comandament, indicadors d'ús, costos d'IA i alertes.
La intel·ligència artificial afegeix una dimensió nova. Les intranets modernes permeten a l'empleat preguntar amb llenguatge natural i rebre una resposta sintetitzada a partir de la documentació interna. Perquè aquesta resposta sigui fiable, la IA ha d'estar connectada a fonts de veritat, utilitzar mecanismes de recuperació precisa i aplicar filtres de permisos. A la prova cal verificar què passa quan la pregunta és ambigua, quan no hi ha resposta, quan canvia el format del document i quan conviuen diverses versions del mateix contingut a l'organització. També cal comprovar els temps de resposta i el cost de cada consulta. Els agents d'IA que automatitzen tasques a partir d'aquesta informació necessiten controls clars i supervisió humana.
Un altre element que sovint s'oblida és la ciberseguretat. Una intranet moderna està exposada a usuaris interns, connexions remotes, integracions amb el núvol AWS/Azure i, si s'incorpora IA, canals de comunicació amb models propis o de tercers. La prova ha d'incloure una anàlisi de riscos: com es protegeix l'accés, com s'evita la fuga d'informació, com es gestiona l'accés de proveïdors externs i com es monitoritzen comportaments anòmals. Fer-ho abans de la compra evita costosos redissenys posteriors.
El model de desplegament també influeix. Una intranet pot instal·lar-se al núvol AWS/Azure, en un centre de dades propi o en una arquitectura híbrida. La decisió afecta la sobirania de les dades, els costos operatius i la capacitat d'integrar sistemes on-premise. A la prova, és important validar la solució en l'entorn objectiu: latència, disponibilitat, còpies de seguretat, recuperació davant desastres i política de retenció de dades. Un proveïdor que entén el núvol i la seguretat ajudarà a evitar promeses incomplertes.
La mesura és la part que converteix una demostració en un cas de negoci. Abans del pilot, s'estableix una línia base: quant tarda un nou empleat a completar la formació, quantes consultes resol el departament de recursos humans, quants canvis es demanen a l'àrea de TI cada setmana. Al final, es comparen els resultats amb aquesta línia base. Cal incloure dades dures, com hores estalviades, reducció d'errors i millora de la productivitat, i dades qualitatives, com l'experiència dels empleats.
Power BI o un quadre de comandament similar hauria de formar part de la demostració. Els directius necessiten veure l'activitat de la intranet sense esperar que l'equip tècnic prepari informes manuals. Un panell de control en temps real que mostri usuaris actius, cerques freqüents, fluxos pendents i costos d'IA permet prendre decisions ràpides. L'etapa de prova també serveix per validar que aquestes mètriques són accessibles per al responsable del projecte i no només per al proveïdor.
L'autonomia posterior és un altre criteri d'èxit. Si la plataforma obliga a contractar el proveïdor per a qualsevol canvi, el projecte perdrà agilitat. A les proves convé preguntar qui configura els fluxos, qui actualitza els temes de coneixement, qui supervisa els agents d'intel·ligència artificial i qui gestiona els permisos. Q2BSTUDIO incorpora un portal web perquè els usuaris de negoci operin la IA, ajustin els prompts i controlin el consum sense esperar un equip tècnic.
Una prova de concepte també ha de servir per projectar la visió completa. La nova intranet no és només un lloc web intern: és una capa d'integració entre les persones, les aplicacions i la informació. Pot ser la porta d'entrada a l'ERP, al CRM i als sistemes de recursos humans; el lloc on comencen els fluxos automàtics i el panell on es controla l'impacte. Qui ofereixi aquesta visió de conjunt, i pugui demostrar-la amb fets, serà el soci més fiable.
En resum, substituir SharePoint exigeix més que un PowerPoint. Calen demos personalitzades, proves de concepte, entorns segurs, criteris mesurables i un equip capaç d'entendre el negoci. Q2BSTUDIO treballa amb aquesta lògica: un projecte pilot limitat, amb objectius clars i seguiment proper, permet validar la proposta abans de comprometre recursos. Qui vulgui transformar la seva intranet amb fonament hauria de començar per aquí.
