Una intranet amb graf de coneixement no és un simple repositori de fitxers. És un sistema que organitza la informació per conceptes i relacions, cosa que permet a les persones trobar respostes amb context i sentit. Perquè funcioni, no n'hi ha prou amb triar la millor tecnologia; cal reunir un equip multidisciplinari que defineixi el model de coneixement, els permisos i els processos. A continuació es detallen els perfils que hi haurien de participar i les responsabilitats de cadascun.
El primer perfil imprescindible és el patrocinador executiu. La seva funció no és assistir a totes les reunions, sinó desbloquejar pressupost, alinear el projecte amb l'estratègia de l'empresa i prendre decisions quan hi hagi conflictes entre departaments. Sense un patrocinador amb capacitat real de decisió, la intranet perd prioritat davant d'altres iniciatives. Aquest rol ha de pertànyer a un directiu que entengui el valor del coneixement com a actiu corporatiu i que comuniqui el sentit del projecte a tota l'organització.
El segon rol és el product owner o responsable funcional. Aquesta persona és la propietària de la visió del projecte i del backlog de millores. Defineix prioritats, valida les històries d'usuari i decideix quines funcionalitats s'inclouen en cada iteració. També ha de mesurar els indicadors d'èxit: temps de cerca, reducció de correus interns, velocitat d'incorporació, taxa de reutilització de documents, entre d'altres. En projectes d'intranet amb graf de coneixement, aquest rol sol recaure en algú de gestió del coneixement, transformació digital o procés.
El tercer grup són els usuaris de negoci. No n'hi ha prou de parlar amb directius i responsables de TI. Cal escoltar les persones que realment treballen amb la informació cada dia: tècnics, administratius, comercials, atenció al client, RRHH, operacions. Ells saben quins termes utilitzen, quines preguntes fan, quins documents necessiten i quines relacions entre conceptes no estan documentades. A més, els usuaris finals han de participar en les proves i en les sessions de validació del cercador semàntic, perquè la seva manera de cercar és la que ha de guiar l'entrenament del sistema.
Dins dels usuaris de negoci, convé identificar els knowledge champions o referents de coneixement a cada departament. Aquestes persones actuen com a pont entre el seu equip i l'equip de projecte. Ajuden a netejar contingut, identifiquen fonts d'informació crítiques, detecten duplicats i proposen millores. La seva presència accelera la implantació i augmenta l'adopció, perquè la resta de l'equip veu que algú proper avala l'eina.
El quart grup és l'equip tècnic. Aquí hi ha els responsables d'arquitectura, integracions, seguretat i operacions. La intranet amb graf de coneixement s'ha de connectar als sistemes existents: ERP, CRM, SharePoint, Teams, Active Directory, bases de dades pròpies. Una bona integració evita crear una illa d'informació i permet que el graf s'alimenti de dades reals. A Q2BSTUDIO treballem amb arquitectures modernes i aplicacions a mida per adaptar la plataforma als processos de cada empresa, en lloc d'obligar el client a canviar la seva manera de treballar. Aquesta tasca d'integració requereix un perfil tècnic amb experiència en APIs, bases de dades i gestió d'identitats.
També és necessària la participació del responsable de cloud. La plataforma es pot desplegar en entorns cloud AWS/Azure, amb serveis d'IA i emmagatzematge escalable. Aquest perfil decideix l'arquitectura de xarxa, les polítiques d'accés, els mecanismes de còpia de seguretat i l'observabilitat. Si l'empresa no té aquest rol, una consultora externa pot cobrir-lo, però convé que hi hagi un interlocutor intern que conegui les polítiques corporatives i les restriccions del sector.
La seguretat és un altre rol ineludible. El responsable de ciberseguretat ha de validar els fluxos d'autenticació, els permisos per rol, el xifratge en trànsit i en repòs, i el registre d'auditoria. Un graf de coneixement connecta informació de molts sistemes; si els permisos no estan ben configurats, una persona podria veure dades d'altres àrees sense ser-ne conscient. La ciberseguretat no ha de ser un afegit final, sinó un criteri central des del disseny. En aquest punt, convé que l'equip de seguretat interna treballi amb especialistes externs en ciberseguretat per fer proves de penetració i revisar el model d'amenaces.
Un altre rol necessari és el delegat de protecció de dades o responsable de compliment. La intranet pot contenir dades personals, avaluacions, informació contractual o expedients confidencials. El compliment del RGPD i de normatives sectorials ha d'estar present en la fase de disseny, no després. Aquest perfil defineix terminis de conservació, drets d'accés, bases de legitimació i processos de notificació de bretxes. Involucrar-lo des de l'inici evita redissenys costosos i dona confiança als comitès de riscos.
En projectes avançats, s'hi afegeixen perfils com l'information architect o el data steward. L'information architect defineix la taxonomia i l'ontologia del graf: quins tipus de conceptes existeixen, quines propietats tenen i quines relacions són rellevants. El data steward assegura la qualitat de les dades: elimina duplicats, normalitza valors i estableix regles de manteniment. Sense aquests perfils, el graf es degrada amb el temps i les cerques perden precisió.
Els especialistes en IA, incloent-hi enginyers de prompts i de RAG, també són clau. La intranet amb graf de coneixement sol recolzar-se en models de llenguatge i agents d'IA per respondre preguntes, resumir documents o suggerir connexions entre persones i projectes. Aquests professionals configuren els índexs, ajusten les embeddings, validen les respostes i defineixen quan el sistema ha de derivar la consulta a un humà. A Q2BSTUDIO ajudem les empreses a implementar aquest tipus d'IA amb un portal web que permet al propi client gestionar els prompts i observar el rendiment, reduint la dependència tècnica.
No pot faltar un responsable de gestió del canvi i comunicació interna. Aquesta persona planifica la formació, les guies, les sessions de preguntes i respostes, i les campanyes d'adopció. Una intranet amb graf de coneixement canvia la manera de treballar de les persones; si ningú gestiona aquest canvi, el sistema s'abandona. La comunicació ha d'explicar no només què fa l'eina, sinó per a què serveix en el dia a dia i quin problema resol.
Un comitè de seguiment petit i àgil és tan important com els rols individuals. Pot estar format pel patrocinador, el product owner, un responsable tècnic, un representant d'usuaris i un expert en seguretat o compliment. Aquest comitè es reuneix cada dues setmanes, revisa l'avenç, decideix sobre prioritats i resol dependències. A Q2BSTUDIO facilitem un taller inicial d'assignació de rols i governança perquè el client sàpiga qui pren cada decisió i com es comunica el progrés.
La integració amb sistemes existents condiciona també els perfils implicats. Si la intranet s'ha de connectar amb SAP, Dynamics, Salesforce, Odoo o NetSuite, convé que un responsable funcional de cada sistema participi en les sessions de disseny. El seu coneixement sobre on és la dada crítica i com s'estructura evita errors en el mapeig de camps i en les sincronitzacions. A més, quan s'incorporen dades de BI/Power BI, l'analista de dades ha de validar que les mètriques mostrades al portal provenen de les mateixes fonts de veritat que els informes oficials.
L'experiència de Q2BSTUDIO en aquest tipus de projectes demostra que l'equip global no necessita ser molt nombrós, però sí tenir perfils complementaris. Un equip reduït de cinc o sis persones, amb accés directe als usuaris clau, sol donar millors resultats que un comitè ampli sense autoritat clara. La clau és que cada participant conegui la seva responsabilitat i hagi definit un canal directe amb el product owner.
En conclusió, una intranet amb graf de coneixement és un projecte corporatiu, no un projecte tècnic aïllat. Els rols que participen en la seva definició i govern determinen la qualitat del graf, l'adopció del sistema i el retorn de la inversió. Incloure el patrocinador, els usuaris de negoci, TI, seguretat, compliment, gestió del canvi i especialistes en IA des de l'inici és la manera més eficaç d'evitar errors i construir una eina que l'organització realment utilitzi. Si la teva empresa està valorant un projecte d'aquest tipus, comptar amb un soci tecnològic que ajudi a reunir i coordinar aquests perfils és tan important com triar la tecnologia adequada. A Q2BSTUDIO, com a empresa de desenvolupament de programari, oferim acompanyament en el disseny del model de coneixement, la integració amb aplicacions a mida i la implantació d'agents d'IA perquè la intranet evolucioni amb el negoci.
