Hoja de trucos de Microsoft Forms: Cómo empezar
Microsoft Forms es una aplicación web que permite crear encuestas, cuestionarios y formularios interactivos para recopilar información en la nube y analizarla con facilidad. Es ideal para obtener feedback de clientes, registrar asistentes a eventos, evaluar la satisfacción de empleados, realizar estudios de mercado o validar requisitos de negocio. Forms se integra en Microsoft 365 y su versión básica está disponible gratis para cuentas Microsoft.
Primeros pasos para crear un formulario
Accede a Microsoft 365, abre la aplicación Forms y elige Nuevo formulario o Nueva encuesta. Cambia el título y añade una descripción clara que explique el propósito del cuestionario. A partir de ahí, añade preguntas con el botón Agregar nuevo y selecciona el tipo que necesites.
Tipos de preguntas y personalización
Choice o selección múltiple para opciones fijas, con posibilidad de permitir varias respuestas o añadir la opción Otra. Text para respuestas abiertas de hasta 4000 caracteres, con alternativa de respuesta larga y restricciones por formato como número, correo o URL. Rating para valoraciones de 1 a 10 con iconos personalizables. Date para seleccionar fechas. Ranking para ordenar preferencias. Likert para medir grados de acuerdo en una lista de ítems. Net Promoter Score para conocer la probabilidad de recomendación de 0 a 10. Añade imágenes o vídeos a preguntas y marca preguntas como obligatorias si así lo requieres.
Organizar el formulario
Duplica, elimina o reordena preguntas con las opciones del cuadro de cada pregunta. Inserta secciones para dividir el formulario en bloques temáticos y mejora la experiencia del encuestado. Usa la funcionalidad de branching para crear rutas condicionadas según respuestas y ofrecer preguntas relevantes según el flujo de respuestas.
Plantillas y productividad
Si no quieres empezar desde cero, explora la galería de plantillas de Microsoft Forms que incluye encuestas de satisfacción, solicitudes internas y formularios para eventos. Las plantillas aceleran la creación y ofrecen preguntas que podrías no haber considerado.
Copilot y generación asistida por IA
Microsoft 365 Copilot puede generar borradores de formularios o preguntas a partir de un prompt, ayudar a reescribir preguntas y sugerir mejoras de diseño. Revisa y edita siempre el contenido sugerido por IA, ya que puede incluir texto no deseado o no aplicar totalmente los estilos solicitados. Para potenciar la creación rápida de cuestionarios considera combinar Copilot con procesos internos de revisión.
Crear quizzes
Los quizzes permiten marcar respuestas correctas, asignar puntos y ofrecer retroalimentación inmediata. Son útiles para evaluar aprendizajes tras formaciones y medir conocimientos de forma automatizada.
Estilo, vista previa y publicación
Elige temas y estilos visuales desde el panel Estilo y usa la vista previa para comprobar la apariencia en escritorio y móvil. Para compartir el formulario utiliza la opción Recopilar respuestas y define el público objetivo: público general, solo organización o personas específicas. Acorta la URL para facilitar su distribución y distribúyela por correo o Teams.
Analizar respuestas
Forms ofrece un panel visual con resumen de respuestas, vista por respuesta individual y exportación a Excel para análisis offline. También puedes generar un enlace resumen para compartir los resultados.
Cómo puede ayudar Q2BSTUDIO
En Q2BSTUDIO somos una empresa de desarrollo de software y aplicaciones a medida especializada en soluciones integrales que combinan software a medida, inteligencia artificial y ciberseguridad para maximizar el valor de tus formularios y datos. Podemos convertir tus formularios en flujos automatizados, integrarlos con sistemas internos y transformar respuestas en cuadros de mando con Power BI para decisiones basadas en datos. Si necesitas personalizar un proyecto te recomendamos nuestros servicios de desarrollo de aplicaciones y software a medida y explorar cómo la inteligencia artificial y los agentes IA pueden automatizar el análisis y respuesta a encuestas.
Servicios complementarios
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Consejos rápidos
Diseña preguntas claras y breves, limita el número de preguntas para mejorar la tasa de respuesta, usa secciones y branching para personalizar la experiencia y exporta a Excel o conecta con Power BI para informes automáticos. Revisa y prueba el formulario antes de publicarlo y usa plantillas cuando necesites velocidad.
Si quieres que adaptemos tus formularios a procesos avanzados, integremos análisis con Power BI o desarrollemos una solución a medida, en Q2BSTUDIO diseñamos e implementamos todo el ciclo desde la captura hasta la explotación de datos.
Este artículo resume las funcionalidades principales de Microsoft Forms y muestra cómo integrarlas con servicios profesionales para obtener resultados más robustos y seguros.