En operaciones empresariales pocos flujos son tan adecuados para la automatización y a la vez tan frágiles de implementar como Procure-to-Pay P2P. Facturas desajustadas, aprobaciones pendientes, órdenes de compra enterradas y conciliaciones de GRN manuales pueden paralizar a cualquier equipo financiero. En Q2BSTUDIO hemos diseñado y desplegado un sistema de automatización P2P de grado productivo usando n8n para convertir ese caos fragmentado en flujos estructurados, auditable y con toma de decisiones inteligente.
Esto no es un prototipo. Es una columna vertebral de automatización completa capaz de ingerir facturas de proveedores desde correo electrónico, validar y parsear cada detalle, cotejar contra registros de compras, y enrutar aprobaciones o excepciones manteniendo una trazabilidad sólida y comprobable.
Las fricciones del proceso P2P tradicional son frecuentes y costosas. Las facturas llegan en formatos no estructurados o imágenes, la extracción manual genera errores y retrasos, las validaciones como matching con PO y comprobantes de recepción requieren coordinación constante y los equipos financieros pierden horas investigando discrepancias en unidades compartidas. Nuestro objetivo fue hacer el proceso determinista, trazable y modular para que cada componente evolucione sin romper el conjunto.
Arquitectura general implementada por Q2BSTUDIO: seis flujos n8n conectados y orquestados con disparadores, subflujos y pasos de mano. Flujo de captura de correo para facturas entrantes, validaciòn de archivos PDF para evitar entradas malformadas, conversiòn de PDF a imagen para normalizar parsing, pipeline OCR potenciado por inteligencia artificial para extraer texto sin importar el layout, extracción de entidades con modelos LLM para estructurar PO GRN proveedor monto y moneda, y motor de conciliación que compara contra registros en SharePoint y Excel 365 para detectar y marcar discrepancias.
Diseñamos subflujos modulares para evitar un pipeline monolítico. Cada pieza como parsing de facturas, aprobaciones de PO, validación de GRN y logging de auditoría funciona como unidad independiente invocada mediante Execute Workflow con mapeos dinámicos. Esto facilita mantenimiento y permite integrar mejoras continuas en IA y agentes IA sin interrumpir la operativa.
Validamos archivos antes de OCR para evitar gastar cómputo en entradas inválidas. Detectamos casos de extensiones pdf que no eran PDF reales y bloqueamos esos archivos con comprobaciones MIME y extensión, lo que reduce errores aguas abajo y ahorra recursos operativos.
Para la conversiòn de PDF a imagen se implementó un proceso en dos etapas cuando la API exigía archivos hospedados. Subimos temporalmente el archivo para obtener una URL y luego solicitamos la conversiòn, normalizando cada página como imagen y emitendo un item por página para procesamiento OCR secuencial.
El OCR usa cadenas de nodos integradas con OpenAI y LangChain para proporcionar parsing robusto y con guardrails. Se inyectan instrucciones de formato para que la salida sea JSON estructurado que contenga po number vendor amount currency grn. Si la respuesta es vacía o mal formada el flujo detiene con un error accionable para revisión manual.
La lógica de matching se apoyó en Excel 365 sobre SharePoint para simular un registro tipo ERP. Comparando salidas de IA contra registros reales se señalan discrepancias para revisión humana. Esta aproximación permitió automatizar sin necesidad de un ERP completo y facilita integraciones futuras con bases de datos o servicios cloud aws y azure.
Cada aprobación o excepción se registra con marca temporal en Excel creando un rastro de auditoría claro y cumplible. Esa transparencia reduce riesgos y mejora cumplimiento en auditorías internas y externas.
Beneficio medible. Integrado en operaciones diarias este flujo puede ahorrar entre 3 y 5 horas semanales por miembro del equipo financiero según volumen de facturas. Disminuye puntos de contacto manuales, detecta mismatches al instante y asegura que solo facturas conformes avancen. Además otorga a líderes operativos tranquilidad al saber que cada factura se procesa de manera uniforme y con visibilidad completa.
En Q2BSTUDIO como empresa de desarrollo de software y aplicaciones a medida somos especialistas en software a medida, inteligencia artificial, ciberseguridad y mucho mas. Ofrecemos servicios cloud aws y azure, servicios inteligencia de negocio y soluciones de power bi para convertir datos en decisiones. Diseñamos agentes IA e implementamos ia para empresas que requieren automatizaciones seguras y escalables. Nuestro enfoque combina ingeniería cuidadosa, control de riesgos en ciberseguridad y despliegues en entornos cloud para entregar soluciones que realmente liberan tiempo a los equipos y mejoran procesos clave.
Este proyecto reafirma una convicción de Q2BSTUDIO. La automatización real no se trata de envoltorios llamativos de IA sino de fiabilidad invisible que mueve datos entre sistemas con precisión, maneja casos límite y devuelve a las personas tiempo donde importa. No solo automatizamos P2P, rediseñamos cómo puede funcionar mejor y lo hicimos realidad, nodo por nodo, integrando aplicaciones a medida, inteligencia artificial y prácticas de ciberseguridad para ofrecer un producto empresarial robusto y escalable.