Automatización de procesos empresariales complejos con asistencia de IA: caso práctico de onboarding de socios
El desafío inicial era claro: lanzar una solución white label consumía demasiado tiempo y presupuesto. Cada incorporación de socio requería cerca de 30 días y una inversión aproximada de 30000 € por partner debido a tareas repetitivas, coordinación manual entre múltiples equipos y la personalización de parámetros como tokens de tema, dominios, marcas e IDs.
Logros clave: reducción del 90 por ciento en el tiempo de onboarding al pasar de 30 días a 3 días, reducción del 90 por ciento en costes pasando de 30000 € a 3000 € por partner, eliminación de cuellos de botella de coordinación, estandarización de procesos en todas las integraciones y escalabilidad para manejar un mayor volumen de socios.
Antes de la automatización, incorporar un socio implicaba coordinar cambios manuales en 8 a 10 repositorios. Tareas repetitivas incluían gestión de assets de marca con subida de logotipos y favicons, configuración de motores de búsqueda, gestión de infraestructura y dominios con certificados SSL, ajustes de flujos de reserva, alta de analítica y trazado de eventos, parametrización de pipelines de datos, configuración de servicios externos como Osano y Mapbox y creación manual de épicas e historias en herramientas de gestión de proyectos.
Los cuellos de botella entre equipos eran recurrentes: múltiples squads con responsabilidades distintas, creación de tareas en tableros por cada sistema, conflictos de prioridades, dependencias que provocaban retrasos en cascada y una carga de comunicación constante en reuniones y seguimientos.
La naturaleza repetitiva era evidente: para cada marca ejecutábamos las mismas acciones, variando únicamente algunos parámetros en todos los repositorios.
Solución: un candidato ideal para la automatización. Desarrollamos una orquestación integral que conecta sistemas internos con una interfaz simple donde se introducen los datos una sola vez y se propagan de forma segura y consistente a todos los codebases implicados.
Desarrollo asistido por IA para acelerar el tiempo de entrega. Aunque el dashboard de gestión de whitelabel no es complejo per se, el uso de herramientas de asistencia con IA permitió pasar de un horizonte tradicional de 3 a 6 meses con varios desarrolladores a completar el CMS en cuestión de semanas mediante prototipado rápido, implementación guiada por IA y ciclos de iteración y prueba muy ágiles. El impacto fue directo en time to market, costes de desarrollo y en dedicar más tiempo a la innovación.
Enfoque human in the loop con creación de PR automatizadas y revisión. La plataforma genera pull requests en múltiples repositorios con toda la configuración aplicada, asigna revisores adecuados según los sistemas afectados e incluye descripciones detalladas de cada cambio. Los revisores validan la calidad, se consolida la confianza en el sistema, se incorporan mejoras continuas y se sientan las bases para una automatización total cuando sea seguro hacerlo.
Beneficios del enfoque con supervisión humana: mitigación de riesgos, aprendizaje colectivo sobre patrones de automatización, transición gradual de lo manual a lo automático y mantenimiento de la calidad reduciendo esfuerzo manual.
Integración automatizada con servicios externos. Para AWS S3, el sistema sube logotipos y favicons de forma automática, maneja tipos de archivo, rutas y nomenclaturas y organiza los assets por proveedor. Con Osano, registra dominios de producción, ajusta preferencias de consentimiento y políticas de privacidad y evita duplicidades. Para Mapbox, añade dominios a allowlists mediante API, gestiona tokens de acceso, configura servicios de geolocalización y aplica políticas de seguridad.
Experiencia de usuario en el dashboard WMS. El asistente guía por pasos: configuración de marca y tipo de whitelabel, dominios y preferencias; carga de assets con manejo automático de formatos; y despliegue con opciones de integración y gestión de pull requests. El sistema muestra previsualización en tiempo real de la configuración JSON que se aplica de forma consistente en todos los sistemas.
Además, se incluye automatización de la gestión de proyectos con creación de épicas y stories mediante plantillas, descomposición de tareas, asignación a equipos y sincronización con flujos existentes.
Por qué elegimos la automatización. Eliminamos repetición, gestionamos variaciones de parámetros y reducimos errores humanos en procesos repetitivos. Centralizamos la coordinación en una única interfaz, automatizamos la creación de tareas interequipo y diseñamos para escalar, atendiendo a múltiples partners en paralelo con menos carga por socio y posibilitando crecimiento acelerado sin elevar recursos de forma proporcional.
Resultados. Tiempo: de aproximadamente 30 días manuales a 3 días automatizados, un 90 por ciento menos. Coste: de unos 30000 € por partner a 3000 €, ahorrando 27000 € por incorporación. Calidad: menos errores gracias a validaciones, consistencia y experiencia homogénea, escalado multi partner y mayor independencia de otros equipos. Operación: lanzamientos en días, menor coordinación necesaria, más fiabilidad y mayor capacidad para absorber volumen sin incrementar recursos.
Lecciones aprendidas. 1 Priorizar tareas repetitivas de alto impacto con entradas y salidas claras. 2 Diseñar con seguridad y resiliencia, detección de duplicados, manejo de errores y reintentos seguros. 3 Mantener a las personas en el circuito con indicadores de estado, alertas ante operaciones sensibles y aprobaciones clave. 4 Cuidar la experiencia de usuario con interfaces guiadas, autocompletados y feedback claro. 5 Planificar escalabilidad, optimización de recursos, monitorización y analítica para la mejora continua.
Conclusión. Este caso demuestra el poder transformador de la automatización asistida por inteligencia artificial para resolver cuellos de botella reales de negocio. Al definir claramente el qué, el por qué y el cómo, se obtienen ganancias medibles en tiempo, coste y calidad, con un camino seguro hacia la automatización total.
Sobre Q2BSTUDIO. Somos una empresa de desarrollo de software y aplicaciones a medida, especialistas en software a medida, inteligencia artificial, ciberseguridad, servicios cloud AWS y Azure, servicios de inteligencia de negocio y power bi, además de agentes IA e ia para empresas. Implementamos soluciones de automatización extremo a extremo y arquitecturas seguras y escalables que aceleran el time to value. Si buscas optimizar tu onboarding de socios y transformar tus operaciones con automatización, descubre cómo podemos ayudarte en automatización de procesos y potencia tus iniciativas de IA con nuestros servicios de inteligencia artificial.
Agradecimiento a los equipos que inspiraron este enfoque práctico, con especial mención a Dario, Denis, Larissa, Gerrit y Luis por su visión, rigor técnico y espíritu colaborativo.