Cuando un empleado deja la empresa o recibe un equipo nuevo, los ordenadores devueltos regresan al equipo de TI y, aunque parezca un proceso sencillo, generan trabajo crítico. Estos dispositivos contienen datos sensibles, suponen una inversión económica importante y deben estar correctamente registrados en el inventario. Si no se gestionan bien, pueden acumularse en almacenes, perderse en la contabilidad o, peor aún, seguir conservando información que debería haberse borrado.
En el ciclo de vida de un activo TI un equipo devuelto representa una etapa más. Los motivos habituales de devolución son la finalización de la relación laboral, la renovación por antigüedad o problemas de rendimiento, o la sustitución por garantía. En cada caso el dispositivo debe ser marcado, registrado y evaluado para decidir si se reutiliza, repara o da de baja.
Registro y check in El primer paso es confirmar la devolución física y actualizar el sistema de gestión de activos. Las organizaciones usan etiquetas de activo, códigos de barras o números de serie para identificar cada máquina. Si no se registra inmediatamente, el equipo puede quedar como activo fantasma apareciendo como asignado cuando en realidad está almacenado, lo que distorsiona informes, presupuestos y auditorías. Integrar este proceso con el offboarding de recursos humanos reduce pérdidas y olvidos.
Borrado de datos y seguridad Una vez registrado, el equipo debe someterse a un borrado seguro. Los discos suelen contener correos, documentos, credenciales y datos en caché. El simple borrado o un reinicio no son suficientes, por eso las empresas utilizan herramientas certificadas que sobrescriben los datos varias veces y generan certificados digitales de borrado que se guardan en el expediente del activo. En sectores regulados como finanzas, salud o administración pública algunas organizaciones optan por la destrucción física del disco para garantizar que no exista recuperación posible.
Evaluación del estado Tras la limpieza de datos se hace una inspección física y funcional: carcasa, pantalla, teclado, arranque, pruebas de rendimiento y comprobación de la garantía. Se estima el coste de reparación frente al valor de renovación y se actualiza la ficha del activo con observaciones como bateria a cambiar o listo para redistribuir. Este registro es esencial para decisiones financieras y para futuras auditorías.
Redistribución y almacenamiento Si el equipo está en buen estado la opción más rentable es su redeployment. Normalmente se reinstala el sistema operativo estándar, se aplican parches y software corporativo, y se sustituyen piezas menores si hace falta. Las empresas que optimizan costes mantienen un stock controlado y etiquetado para asignarlo rápidamente. Cuando los equipos esperan ser reasignados, su ubicación exacta debe quedar registrada en el inventario para evitar pérdidas.
Baja y disposición responsable Si el equipo no merece reparación se da de baja en el sistema con estados como retirado o desmantelado y se procede a su reciclaje por gestores autorizados o a su destrucción física. La documentación de reciclaje o certificados de destrucción se adjuntan al registro para cumplir normativas ambientales y de seguridad. La disposición responsable evita fugas de datos, sanciones y agujeros en las auditorías.
Riesgos de una mala gestión Los problemas más comunes por una gestión deficiente son activos fantasma que confunden inventarios, brechas de seguridad por datos no borrados, fallos en auditorías por falta de certificados y costes innecesarios por almacenar equipos obsoletos o comprar unidades nuevas antes de aprovechar las existentes.
Buenas prácticas en ITAM Un flujo de devolución estandarizado incluye: registro inmediato, borrado certificado, evaluación de estado documentada, redeployment o baja según corresponda, y archivo de evidencias de cumplimiento. La automatización, como tareas desencadenadas por la baja en RRHH o el uso de lectores de códigos de barras, reduce errores. Medir métricas de ciclo de vida ayuda a planificar renovaciones y presupuestos.
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Conclusión: los equipos devueltos son una oportunidad para proteger datos y recuperar valor. Con procesos claros, tecnología adecuada y cumplimiento documental una empresa reduce riesgos y optimiza gastos. Si busca acompañamiento en desarrollo de soluciones, integración con la nube, ciberseguridad o inteligencia aplicada a la gestión de activos, Q2BSTUDIO puede diseñar e implementar la solución a su medida.
Preguntas frecuentes breve: Qué ocurre con los portátiles cuando un empleado sale span suelen devolverse durante el offboarding y TI los registra, borra los datos y decide reutilizarlos o darlos de baja. Pueden reutilizarse span sí, si están en buen estado se reacondicionan. Cómo se garantiza el borrado span con herramientas certificadas o destrucción física en casos sensibles. Qué pasa si están muy dañados span se marcan como retirados y se envían a reciclaje certificado con la documentación correspondiente.